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 martes 08 de octubre de 2019

 

13 puntos claves para seleccionar una oficina compartida

Foto: Flickr

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Según la Encuesta Global de Coworking 2018, realizada por Deskmag para 2022 habrá 5.1 millones de personas utilizando oficinas de trabajo colaborativas, lo que implica un crecimiento anual del 24.2%.

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Colombia no se queda atrás. Las estadísticas del sector señalan una tendencia en crecimiento que si continua como va permitiría a las empresas de coworking tomar del 10% al 30% de la oferta de oficinas, liderado por ciudades como Bogotá, seguida por Medellín, luego Barranquilla y por último Cali.

Las oficinas compartidas, como su nombre lo indica, consisten en un espacio en el cual convergen equipos laborales pertenecientes a diferentes empresas o marcas.

Estos tres meses de fin de año son definitivos para lograr o superar las cifras de crecimiento proyectadas para el cierre de año.

Según Luisa Fernanda Gonzáles, reconocida experta en coworking le entrega 13 pautas para elegir correctamente el lugar ideal según sus necesidades.

1.Defina claramente sus necesidades y las su equipo. Para que no se deje deslumbrar con aspectos triviales como la posibilidad de escoger entre varias marcas de cerveza, diferentes variedades de leche para el cereal y/o alimentos diarios que supuestamente son gratis, pero no obligatoriamente traen productividad y utilidades a su negocio.

2. Asegúrese de que son planes flexibles. Su negocio puede crecer exponencialmente y necesitar 50 puestos más de un día para otro o perder un gran contrato y pasar de 50 a 5 empleados. Así que tomese su tiempo para leer el contrato detenidamente y así evitar pagar penalidades por cambios.

3. Tenga claro su flujo de caja mensual y elija lo mejor para su bolsillo. ¿Necesita el espacio 24X7 o solo media jornada de lunes a viernes?,¿Su necesidad son las reuniones en modernas salas de juntas?, ¿Necesita un paquete de horas al mes sin días fijos? La respuesta a estas preguntas ayuda a ver la oferta con más ventajas, tanto en el tamaño del espacio otorgado como en facilidades de pago y descuentos.

4. Revise con detalle el tipo de contrato. Detalles como el tiempo de permanencia, incrementos exagerados en la tarifa al concluir el tiempo inicial de contrato, manejo de contratiempos como un cambio de ciudad, motivos de finalización siempre será mejor conocerlos antes que después de firmar.

5. Visite diferentes espacios y compare. Hay diferentes tipos de coworking y cada uno está enfocado a un determinado tipo de público. No confié ciegamente en lo que dice el folleto, vaya y revise con sus propios ojos y hable con usuarios actuales.

6. Asegúrese del ambiente laboral. Dado que el espacio es compartido es vital conocer a los otros profesionales y sus ámbitos. Aproveche las horas gratuitas que ofrecen los mejores Coworking y saque sus conclusiones. Truco: Fíjese si lo presentan o no como un nuevo coworker, eso será indicador de cuánto tiempo dedica la marca a crear comunidad y promover el networking vital para hacer nuevos negocios.

7. Ubicación. En estas épocas de trancones monumentales es importante para su productividad, la de su equipo y la comodidad de sus clientes elegir zonas de baja congestión y bien conectadas con los transportes públicos.

8. Estado del inmueble. Nada mejor que un Centro Empresarial para su marca por imagen, estatus, cercanía a bancos, notarias, cafeterías, restaurantes, gimnasios o incluso supermercados.

9. Tipo de oficinas. Que sea un coworking no implica que todo sean espacios abiertos, sofás y barras con sillas altas. Si necesita privacidad revisa que tu lugar tenga puerta, luces independientes y este separado para evitar ruidos incómodos que pueden perjudicar la concentración.

10. Ergonomía. Un tiempo corto con el portátil en las piernas puede pasar sin problemas. Pero, horas de trabajo van a requerir sillas ergonómicas que sujeten la parte lumbar, regulable en altura y dirección y con reposabrazos.

11. Horarios. Elija especios 7X24, que utilicen tecnología para el acceso porque facilita trabajar desde muy temprano o hasta muy tarde con la seguridad que requiere usted y su equipo. Revise la seguridad del lugar y el transporte para sus colaboradores.

12. Internet rápido, seguro y eficiente. Una red de comunicaciones eficiente y que cuide la privacidad con altos estándares de seguridad y estabilidad en el servicio es crucial. Otro punto es que en el lugar haya cobertura del celular.

13. Servicios reales. Revise que en efecto pueda contar con recepcionista, uso de la dirección, espacios para videoconferencias, impresión, mensajería, personal de aseo, baños dotados, cafería.

La mayoría de los usuarios de espacios compartidos y coworking llegan para disminuir sus costos mensuales y registrar ahorros tangibles en servicios y administración, y terminan quedándose por la posibilidad de compartir conocimiento de múltiples industrias en el mismo espacio. En pymes, el promedio de ahorro oscila entre el 10 y 30% cuando pasan de trabajar en oficina propia a coworking.

Fuente: BR - Guillermo Romero Salamanca

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